Die besten Einrichtungstricks für Organisation im Büro
Büro-Inspiration

Die besten Einrichtungstricks für Organisation im Büro

In einer perfekten Welt ist das Büro eine Oase der Produktivität und Kreativität. Das wünschen sich die meisten Arbeitgeber und -nehmer zumindest. Denn wer bei der Arbeit glücklich ist, erzielt auch bessere Ergebnisse. In einem schön eingerichteten, gut organisierten Büro ist die Arbeitsatmosphäre angenehmer und die Mitarbeiter sind zufriedener. Ein gutes Ordnungssystem verringert außerdem das Unfallrisiko, sorgt dafür, dass Sie nicht den Überblick verlieren, und steigert so die Produktivität der Belegschaft. Das kann schließlich Arbeitskosten senken und ermöglicht eine schnellere Erfüllung der Aufgaben.

Damit auch Ihr Büro einladender wird, haben wir einige Designideen für Sie zusammengetragen. Mithilfe dieser Möbel und Produkte stellen Sie Ihre Mitarbeiter zufrieden und unterstützen gleichzeitig die Ordnung und Produktivität Ihres Unternehmens.

Die richtigen Möbelstücke in Büro, Freizeiträumen und Küche

Büromöbel spielen eine wichtige Rolle am Arbeitsplatz. Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter keine Verspannungen und Gelenkschmerzen erleiden, sollten Sie dafür sorgen, dass ihnen ergonomische Bürostühle zur Verfügung stehen. Wichtig ist, dass diese höhenverstellbar sind und auch der Neigungswinkel der Rücken- und Armlehne sollte verstellbar sein. Jeder Mitarbeiter kann seinen Stuhl auf die persönlichen Bedürfnisse abstimmen. Dazu sollte auch der Schreibtisch höhenverstellbar sein, damit die Gelenke nicht unnötig belastet werden.

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Ebenfalls nicht fehlen dürfen genügend Aktenschränke, um die anfallenden Papiere ordnungsgemäß aufzubewahren. Hier haben Sie die Wahl zwischen Regal, Schubladenschrank und Hängeregister. Steht Ihnen nur wenig Raum zur Verfügung, ist ein Hängeregister oft die beste Lösung, da es am wenigsten Platz einnimmt.

Es lohnt sich, einen eigenen Pausenraum einzurichten, sodass arbeitende Kollegen nicht gestört werden und man sich von der Arbeit distanzieren kann. Ab und zu sind Pausen notwendig, um Stress abzubauen und den Fokus wieder zu finden. Eine Büroküche, in der Mitarbeiter ihre Mahlzeiten in Ruhe zubereiten und essen können, ist ebenfalls sehr empfehlenswert. Eine Kaffeemaschine sollte dabei ebenfalls bereitstehen.

Farben und Pflanzen

Schrecken Sie nicht davor zurück, Farben zu verwenden. Ein farbloses Büro kann schnell trist wirken, die richtigen Farbkombinationen können hingegen dabei helfen, Ihren Arbeitsplatz noch produktiver zu machen und die Kreativität anzuregen. Niemand sollte acht Stunden lang ohne Unterbrechung auf den Monitor starren. Sorgen Sie dafür, dass Sie kleine optische Highlights im Büro einbauen. Wählen Sie zum Beispiel eine Wand und verzieren Sie diese mit einer schönen Tapete.

Auch Pflanzen sind eine gute Möglichkeit, Farbakzente zu setzen. Sie binden nicht nur Schadstoffe, sondern fördern auch das Raumklima und helfen dabei, die Produktivität von Mitarbeitern zu steigern. Laut einer Studie, die im Journal of Experimental Psychology veröffentlicht wurde, kann bereits eine Büropflanze pro Quadratmeter die Produktivität im Büro um 15 Prozent steigern. Zu den geeignetsten Büropflanzen zählen unter anderem der Philodendron, die Bergpalme und der Drachenbaum.

Natürliches Licht

Tageslicht ist eine Grundvoraussetzung für jedes Büro. Vor allem am Vormittag sorgt kurzwelliges Tageslicht dafür, dass wir wachsamer und konzentrierter sind. Die Fenster sollten am besten nach Südwest oder Südost ausgerichtet sein. Tageslicht ist nicht nur gut für die Mitarbeiter und schafft eine angenehme Atmosphäre, sondern spart auch viel Geld ein, da künstliches Licht nicht den ganzen Tag eingeschaltet sein muss.

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In Deutschland macht die Bürobeleuchtung 40 Prozent der Stromkosten von Unternehmen aus. Ergänzen Sie das Tageslicht mit einer klugen Lichtplanung, die ein angenehmes Raumklima schafft. Sollten Sie in Ihrem Büro also über große Fenster verfügen, verdecken Sie diese keinesfalls mit Gardinen oder Vorhängen, sondern fluten Sie die Räume mit natürlichem Licht.

Technisches Equipment

Ein kaputter Drucker, ein langsamer Computer, ein Telefon mit ständiger Störung in der Leitung – altes Equipment ist frustrierend und hemmt die Produktivität. Investieren Sie in eine neue, moderne Büroausstattung. Multifunktionsgeräte, die sowohl drucken und scannen als auch faxen und kopieren können, sind vor allem in kleinen Büros besonders hilfreich. Nutzen Sie die neue Technologie, um Papiere zu digitalisieren. So sparen Sie noch mehr Platz und außerdem kann jedes Dokument so schnell wiedergefunden werden.

Ein ordentliches Ablagesystem

Ein gutes Ablagesystem ist das A und O für ein organisiertes Büro. Verschwenden Sie keine Zeit damit, Dokumente in aufgestapelten Papiertürmen zu suchen. Sorgen Sie stattdessen dafür, dass all Ihre Papiere sorgfältig in einem beschrifteten Ordner abgeheftet sind. Eine eindeutige Beschriftung macht es deutlich leichter, solche Dokumente später wiederzufinden. Überfüllen Sie Aktenordner dabei nicht und verwenden Sie Buchstützen, damit alle Akten ordentlich im Regal stehen.

Sie können eingegangene Papiere vorübergehend in einer Schubladenbox auf dem Schreibtisch aufbewahren. Doch mindestens einmal in der Woche sollte diese geleert werden. Führen Sie dafür extra ein gutes Ordnungssystem ein. Eingehende Dokumente sollten sofort in eine von drei Kategorien unterteilt werden: 1) Bearbeiten, 2) Abheften oder 3) Wegwerfen.

Beschriften Sie zur Übersichtlichkeit drei Briefkörbe. Es sollten außerdem genügend Ordner zur Verfügung stehen, die mit einem “Verfallsdatum” versehen sind. Die Papiere in diesem Ordner sollten an diesem Datum weggeworfen oder archiviert werden. So kann man viel Platz sparen und der Raum wirkt gleich viel ordentlicher.

Ein harmonischer Gesamteindruck

Damit Sie Ihr Büro optimal einrichten können, sollten Sie sich die Räumlichkeiten schon vorher genau anschauen. Überlegen Sie sich, wie Sie Tische, Stühle und Monitore am besten anordnen, um Ihren Raum praktisch zu unterteilen. Vor allem wenn Sie ein kleines Büro einrichten, muss die Platzierung jedes Möbelstücks genau durchdacht sein. Bedenken Sie etwa, wo ein Durchgang nötig ist, damit Drucker, Kopierer oder die Toilette leicht erreicht werden können. Verteilen Sie die Möbel im gesamten Büro, doch halten Sie die Fenster frei, damit ausreichend natürliches Licht in den Raum fällt.

Zudem sollten die Schreibtische der Mitarbeiter nicht zu überladen wirken. Zu viele Bilderrahmen und Plastikfiguren sorgen nur für Nervosität. Versuchen Sie minimalistisch zu bleiben. Eine Schreibunterlage und ein gutes Schreibtischset sollten ausreichen, um alle wichtigen Alltagsgegenstände und Ihren Bürobedarf aufbewahren zu können. Das sieht ordentlicher aus und beruhigt den Geist.

Sind Ihre Mitarbeiter zufrieden, dann ist die Arbeitsatmosphäre angenehmer und die Produktivität steigert sich. Im Idealfall sollte also jedes Büro gut organisiert und ordentlich sein. Gleichzeitig sollte aber auch etwas Persönlichkeit gezeigt werden können, denn nur so fühlt man sich richtig wohl.