5 Gründe warum Sie Ihr Büro im Frühling reinigen und organisieren sollten
Büro-Inspiration

5 Gründe warum Sie Ihr Büro im Frühling reinigen und organisieren sollten

Klein- und Privatunternehmer haben viel zu tun und verständlicherweise stehen Aufräumarbeiten im Büro nicht immer ganz oben auf der Prioritätenliste. Eine angenehme, ordentliche Arbeitsatmosphäre macht jedoch nicht nur einen guten Eindruck auf die Kunden, sondern fördert auch die Moral der Arbeiter und steigert die Arbeitseffizienz. Die Resultate sind eine höhere Arbeitsproduktivität, weniger Abwesenheitsfälle und glücklichere Arbeitnehmer.

Papiere und Dokumente sollten regelmäßig aussortiert, Dateien gelöscht und Schubladen aufgeräumt werden. Hier sind fünf Gründe, warum sich der alljährliche Frühjahrsputz im Büro lohnt:

  • Erhöhte Produktivität und Sorgfalt. Organisation und Sauberkeit sind wichtig, damit Arbeitnehmer effizient arbeiten können. Krankheitsausfällen kann vorgebeugt werden, denn beim Saubermachen werden nicht nur Schmutz und Staub entfernt, auch Krankheitserreger und Keime werden beseitigt. Wenn kranke Arbeitnehmer im Büro auftauchen, sind diese nicht nur weniger produktiv, sondern gefährden auch die Kollegen. Laut einer Studie der Unternehmensberatung Booz & Company im Auftrag der Felix-Burda-Stiftung kosten diese “pflichtbewussten” Arbeiter Ihrer Firma rund 2.400 Euro pro Jahr. Das ist doppelt so viel wie ein Arbeiter, der seine Krankheit zu Hause auskuriert. Während Sauberkeit für eine gesündere Arbeitsatmosphäre sorgt, hilft eine gute Organisation den Arbeitnehmern dabei, sich zu konzentrieren. Ein gut organisiertes Büro sorgt dafür, dass Arbeitnehmer ihre Arbeit nicht ständig unterbrechen müssen, um zum Beispiel im Aktenschrank nach Dokumenten zu suchen oder unter den Türmen von Papier einen Tacker oder Kugelschreiber ausfindig zu machen. Die Zeit, die man mit der Suche verbringt, summiert sich schnell. Doch es ist nicht nur die verlorene Zeit, die zum Problem wird. Laut einer Studie der Michigan State University können selbst kurze Konzentrationspausen von 4,4 Sekunden die Wahrscheinlichkeit, beim Weiterarbeiten Fehler zu machen, verdreifachen. Es lohnt sich also, unnötige Ablenkungen zu minimieren.
  • Weniger Verletzungen. Wenn Archivboxen und Papierstapel den Korridor versperren, dann kann das leicht zu Verletzungen führen. Solche Stolperfallen sehen nicht nur unschön aus, sie können Arbeitnehmern und Kunden auch ernsthaft schaden. Das lässt sich leicht vermeiden, indem man Papiere in die richtigen Ordner abheftet oder in die vorgesehenen Briefkörbe räumt.
  • Weniger Abwesenheitsfälle. 2011 haben Arbeitnehmer in Deutschland 460 Millionen Tage gefehlt. Viele Keime und Mikroben tummeln sich im Büro. Einige Studien haben sogar bestätigt, dass sich auf der Tastatur und dem Schreibtisch mehr Keime befinden, als auf einem Toilettensitz. Schmutz, Keime, Staub und schlechte Luft sorgen dafür, dass sich Grippefälle, Erkältungen, Viren, Asthmaanfälle und allergische Reaktionen häufen. Arbeitsplätze, Gemeinschaftsräume und Toiletten müssen also regelmäßig gründlich gereinigt werden.
  • Präzise Inventurergebnisse. Wie viel Kopierpapier ist noch im Haus? Werden neue Ordner benötigt? Ist genügend Kaffee da? Wer seine Lagerbestände an einem zentralen Ort aufbewahrt, der behält den Überblick und minimiert die Wahrscheinlichkeit zu viel oder zu wenig von einem bestimmten Produkt nachzubestellen. Das spart viel Geld und Zeit.
  • Organisierte Aufbewahrung von Dokumenten. Es kann immer mal passieren, dass ein bestimmtes Dokument für Steuerzwecke vorgelegt werden muss. Dann kann es von großer Hilfe sein, wenn alle Papiere vernünftig aufbewahrt worden sind. Verträge, Steuererklärungen, Ein- und Ausgangsrechnungen, etc. sollten alle ordnungsgemäß abgeheftet werden, so dass sie bei Bedarf schnell wiedergefunden werden können. Das spart Zeit und Nerven.

Wie können Sie Ihr Büro sauber halten?

Mit der richtigen Planung ist das kein Problem. Legen Sie fest, welche Schränke, Schubladen oder Räume Sie sich als erstes vornehmen möchten und gehen Sie dann systematisch bei den Aufräumarbeiten vor. Mithilfe einiger Produkte lässt sich die neue Ordnung dann ohne Probleme das ganze Jahr über halten.

  • Reinigungsmittel und Desinfizierer. Wer gute Reinigungsmittel und Desinfizierer zur Hand hat, der kann jede Oberfläche säubern und gleichzeitig auch von Keimen und Bakterien befreien. Nutzen Sie erst den Reiniger, um groben Schmutz zu entfernen und tragen Sie anschließend das Desinfizierungsmittel auf, damit sich keine Krankheitserreger verbreiten.
  • Mikrofasertücher. Sie schließen den Staub ein, so dass er nicht in die Luft gewirbelt wird. Wischen Sie Monitore und andere Oberflächen regelmäßig damit ab, damit sich kein Staub ansammelt.
  • Multifunktionsdrucker. Mit einem Multifunktionsdrucker kann man Papiere und Dokumente ganz leicht einscannen, um sie so zu digitalisieren. Das bedeutet, dass man sie nicht mehr auf den stetig wachsenden Papierturm legen muss. So kann man enorm viel Platz einsparen und alle wichtigen Dokumente durch wenige Mausklicks schnell und effizient wiederfinden.
  • Aktenvernichter. Man muss nicht jedes Dokument aufbewahren, doch Papiere mit vertraulichem Inhalt sollten vor der Entsorgung mit einem Aktenvernichter zerstört werden.
  • Plastikboxen. Vermeiden Sie eine Verbreitung des Chaos, indem Sie alle Bürogeräte zusammen lagern. Akten, Bücher und Papiere eines Kunden oder eines bestimmten Projekts können zum Beispiel in einer Plastikbox aufbewahrt werden. So haben Sie alle Dokumente griffbereit und an einem Ort versammelt.
  • Etiketten. Nutzen Sie Etiketten, um darauf den Inhalt von Kisten, Heftern und Ordnern zu notieren. So müssen Sie diese nicht erst öffnen, sondern können den Inhalt auf einen Blick erkennen. Es kann auch helfen, Kisten, Hefter und Ordner farblich zu kennzeichnen.