Organisation leicht gemacht: Ideen für ein geordnetes Kleinunternehmen
Büro-Inspiration

Organisation leicht gemacht: Ideen für ein geordnetes Kleinunternehmen

Sie wissen bereits, wie wichtig es ist, als Kleinunternehmer ein gewisses Ordnungssystem zu haben. Auch wenn Sie Herr der Lage sind, so gibt es doch immer die Möglichkeit der Verbesserung. Hier finden Sie einige gute Expertentipps, wie Sie noch mehr Ordnung schaffen können.

So organisieren Sie Ihr Kleinunternehmen

Alles hat seinen Platz

Wenn Sie wissen, wo sich jedes Objekt in Ihrem Büro befindet, dann kann das unglaublich viel Zeit und Nerven sparen. Bis zu einem Jahr unseres Lebens verbringen wir damit, Dinge zu suchen. Auf der Arbeit kann diese vertane Produktivität richtig Geld kosten.

Um das zu verhindern, sollte man ein vernünftiges Ordnungssystem besitzen. Zuerst muss dafür gesorgt werden, dass Papierreste richtig archiviert werden und sich nicht auf dem Tisch stapeln. Viele Menschen machen den Fehler und lassen Papiere einfach herumliegen. Diese beginnen sich dann, langsam aber sicher, aufzutürmen. Laut der in den USA entwickelten Broken-Windows-Theorie von 1982 kann selbst kleine Unordnung schnell zur kompletten Verwahrlosung führen: die visuelle Veränderung eines Ortes hat einen negativen Effekt auf die gesamte Umgebung. Lassen Sie es also gar nicht erst so weit kommen.

Wählen Sie eine Kiste aus, in welcher Sie all Ihre noch unbezahlten Eingangsrechnungen aufbewahren. In dieser Kiste sollten Sie alles finden können, was Sie zur Zahlung benötigen. Dazu gehören unter anderem ein Scheckbuch, Briefumschläge, Briefmarken, Adressaufkleber, etc. Wenn es also wieder an der Zeit ist, Rechnungen zu bezahlen, dann finden Sie alles was Sie dafür benötigen an einer Stelle. Anschließend können die bezahlten Rechnungen abgeheftet und die Kisten zurückgestellt werden.

Ein gutes Tischablagesystem, sowie Ablage- und Schubladenboxen sind ebenfalls hilfreiche Mittel, um nicht im Chaos zu versinken.

Halten Sie an Ihrem System fest

Es ist deutlich leichter den Überblick zu bewahren, wenn Rechnungen von vergangen Jahren ordnungsgemäß archiviert sind und nicht im Büro herumliegen. Am besten sollten Sie nicht mehr als die Unterlagen des aktuellen Jahres in Ihrer Schreibtischnähe aufbewahren. Dazu gehören bezahlte und unbezahlte Ein- und Ausgangsrechnungen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzaufstellungen, Darlehens- und Kreditkartenabrechnungen, jährliche Versicherungsverträge, etc. Der Rest sollte archiviert werden.

Einige Buchhalter haben nur 12 Ordner von Januar bis Dezember im Büro. Alle Transaktionen werden darin vermerkt, nur unbezahlte Rechnungen bekommen ihren eigenen Aufbewahrungsort. Sie können dafür ein Hängeregister mit Fächermappe nutzen. Jedem Karteireiter kann dann ein eigener Monat zugeordnet werden. Andere Buchhalter ordnen ihre Dokumente lieber nach dem Lieferanten, so dass jede Rechnung in der Akte des jeweiligen Lieferanten aufbewahrt wird.

Am Ende des Jahres können alle Dokumente dann im Archiv untergebracht werden. Kleine Firmen können dafür Ablagekisten nutzen. Für Alleinunternehmer sollte ein Ziehharmonikaordner ausreichen. Ein gutes Archiv sollte alle nötigen Dokumente enthalten und gut organisiert und beschriftet sein.

Um zu verhindern, dass Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden, sollte man einen festen Termin in regelmäßigen Abständen festlegen. Für kleinere Firmen lohnt es sich, alle Rechnungen einmal die Woche zu begleichen. Zur gleichen Zeit können Sie auch Löhne überweisen und andere Finanzarbeiten erledigen. Das spart Zeit und Geld.

Nutzen Sie die “Cloud”

Wer wichtige Dokumente einscannt und digitalisiert, der kann viel Durcheinander im Büro vermeiden. Alles, was man dafür benötigt, ist ein Scanner.

Mit der Hilfe von M-Files Software und Google Drive können Sie die digitalisierten Dokumente schnell und problemlos aufrufen. Vielleicht könnte Ihre Firma auch von der Vertragsverwaltungssoftware Cloudtract profitieren. Diese schickt Ihnen eine Benachrichtigung, kurz bevor einer Ihrer Verträge abläuft.

Einige Firmen, wie die niederländische IT-Firma Decos, haben den Sprung zum papierlosen Büro bereits gewagt. Geschäftsführer Paul Veger sagt: “Wir wollten zeigen, dass man heutzutage alles digital verwalten kann.” Die Firma konnte bisher 99% ihres Papierverbrauchs einsparen.

Wichtig ist natürlich, dass man seine Dokumente und Daten regelmäßig absichert. Daten sollten verschlüsselt und mit einem guten Passwort abgesichert werden. Befugte können so schnell auf alle nötigen Informationen zugreifen, ohne sich durch viel Papierkram kämpfen zu müssen. Das spart Zeit und Nerven.

Wählen Sie unternehmensspezifische Strategien

Es ist wichtig, dass Sie sich für Strategien entscheiden, die zu Ihrem Unternehmen passen. Einige Firmen können viel von einer Digitalisierung profitieren, zu anderen passt sie eher weniger. Es gibt hier keine richtige und falsche Wahl. Analysieren Sie Ihre Gewohnheiten und überlegen Sie, welche Systeme und Software am besten mit Ihrer Firma und Ihren Kunden zu vereinbaren sind. Es reicht nicht, nur Geld für ein System auszugeben und zu hoffen, dass die Ordnung einfach folgt. Man muss wissen, wie man das System richtig in den Alltag einbauen kann.

Im Endeffekt liegt es an Ihnen zu entscheiden, welche Mittel, Systeme und Software am nützlichsten für Ihre Mitarbeiter und Ihre Firma sind.