Durch Ordnung mehr Zeit sparen
Büro-Inspiration

Durch Ordnung mehr Zeit sparen

Richtige Organisation und gutes Zeitmanagement sind essentiell, um produktiv arbeiten zu können. Wir haben einige Tipps dazu, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer Zeit sparen und effizienter arbeiten, hier für Sie zusammengetragen.

Organisation am Arbeitsplatz

Nichts sammelt sich im Büro so schnell an wie Papier. Immer wenn Sie ein Dokument im Briefkorb ablegen, sollten Sie ein Älteres herausnehmen. Bearbeiten Sie es falls nötig oder schreddern Sie es einfach im Aktenvernichter.

Heften Sie Dokumente direkt ab, wenn Sie sie aufbewahren müssen. Ordner müssen dazu regelmäßig geleert und entsorgt werden. Sobald Sie einen neuen Ordner anlegen, versehen Sie diesen direkt mit einem Verfallsdatum, das Sie auch in Ihrem Terminkalender vermerken sollten. So wissen Sie genau, wann Sie einen Ordner in eine der Archivierungsboxen packen können und er nimmt nicht länger wertvollen Platz im Regal ein.

Auch auf dem Schreibtisch lässt sich so mehr Platz schaffen. Egal, ob Sie im Büro oder von Zuhause arbeiten – wenn der Schreibtisch unaufgeräumt ist, nehmen Verwaltungsarbeiten automatisch mehr Zeit in Anspruch. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, wirklich nur die wichtigsten Gegenstände wie Marker und Notizblock auf Ihrem Schreibtisch zu lagern.

Whiteboards für To-do-Listen

Sie müssen sich schnell einen Termin aufschreiben oder Notizen machen? Oder vielleicht sammeln Sie gerade Ideen oder schreiben eine To-do-Liste? Ein Whiteboard kann dabei eine große Hilfe sein. Hierauf können Sie sich alle wichtigen Informationen aufschreiben, und nachdem Sie abgearbeitet und übertragen wurden, können Sie sie ganz einfach wegwischen. So vermeiden Sie, dass unnötig viele Zettel an Ihrem Monitor kleben.

Regelmäßige E-Mail-Abarbeitung

Lesen Sie Ihre E-Mails in regelmäßigen Abständen zu festgelegten Zeiten und bearbeiten Sie sie. Beantworten Sie E-Mails zum Beispiel stündlich oder sogar nur einmal morgens und einmal abends vor Feierabend. Wer seine E-Mails alle fünf Minuten kontrolliert, ist schnell abgelenkt und weniger produktiv. Wichtig ist aber, dass Sie Ihre E-Mails organisieren. Legen Sie verschiedene Unterordner wie „Zu erledigen“ und „Zu beantworten“ an. So können Sie zukünftig leichter Prioritäten setzen.

Fallbeispiel: Produktivitäts-Makeover mit Aimee Bateman

Staples hat sich mit der preisgekrönten Karrierementorin Aimee Bateman ausgetauscht. In einem gemeinsamen Projekt wurde Stephan Baart, ein Entrepreneur, der vor Kurzem den Sprung in die Selbstständigkeit gewagt und die Immobilienverwaltung Minerva Vastgoedbeheer gegründet hat, dazu herausgefordert, einige grundlegende Veränderungen in seiner Arbeitsweise vier Wochen lang auszuprobieren.

Ziel der Aktion war es, dafür zu sorgen, dass Stephan seine ursprüngliche Arbeitszeit um eine Stunde pro Woche verringert. Die gewonnene Zeit sollte er dann nutzen, um Kunden zu treffen, neue Projekte anzukurbeln oder organisatorische Aufgaben zu erledigen.

Woche Eins

Challenge: Stephan wurde aufgefordert, sonntags eine Stunde mit der Vorbereitung der Arbeitsplanung für die kommende Woche zu verbringen. Dazu gehörte die genaue Einteilung der Aufgaben für jeden Wochentag oder das Verschieben von Reiseplänen und anstehenden Meetings.

 Ergebnis: Stephan sparte 90 Minuten ein.

Er sagte: „Ich war wirklich überrascht, wie viel Zeit ich sparen konnte, indem ich meine Arbeitswoche im Voraus plante. Meine regelmäßigen Kundenmeetings finden wöchentlich oder monatlich statt und ich habe festgestellt, dass diese ab und zu überdacht werden sollten, um sicherzustellen, dass wir alle einen Nutzen aus ihnen ziehen können. Bereits einige kleine Umstellungen haben meine Arbeitswoche deutlich effizienter gemacht. Ich treffe Kunden nicht mehr zu allen möglichen Tageszeiten oder lasse Aufgaben nur halb bearbeitet herumliegen, um mit etwas Neuem zu beginnen.“

Woche Zwei

Challenge: Stephan musste jeden Abend eine To-do-Liste für den folgenden Tag zusammenstellen. Die Liste war auf fünf Aufgaben begrenzt und musste am nächsten Tag abgearbeitet werden. Das sollte ihm dabei helfen, Prioritäten zu setzen und seine Zeit nicht mit unnötigen Aufgaben zu verschwenden.

Ergebnis: Stephans Effizienz steigerte sich und er sparte über eine Stunde ein.

Er sagte: „Sich am Tag auf fünf Aufgaben zu beschränken war nicht einfach und ich war immer versucht, noch weitere Punkte auf die Liste zu setzen. Tatsächlich konnte ich mich besser auf das Wesentliche konzentrieren und habe mehr erreicht, da ich weniger abgelenkt war. Ich hatte am Ende des Tages sogar noch Zeit, um einige Verwaltungsarbeiten, die sich seit einiger Zeit aufgeschoben hatte, zu erledigen.“

Woche Drei

Challenge: In dieser Woche musste Stephan zu drei Dingen „Nein“ sagen, auf die er normalerweise mit „Ja“ geantwortet hätte. Diese drei Dinge durften den finanziellen Erfolg seiner Firma nicht direkt beeinflussen. So wurde er dazu gezwungen, Prioritäten zu setzen.

Ergebnis: Stephan sparte 30 Minuten ein.

„Die größte Herausforderung für mich war nicht das Neinsagen selbst, sondern wie ich ‘Nein’ sagen konnte. Ich wollte nicht, dass Leute denken, ich wäre nicht hilfsbereit, wenn ich darum bat, Angelegenheit zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen. Im Laufe der Woche wurde es jedoch einfacher. Die nächste Hürde war es, Erinnerungsnotizen von Post-Its in meinen Kalender zu übertragen, sodass ich keine aufgeschobenen Aufgaben vergessen würde. Für diese Challenge musste ich meine ganze Denkweise überarbeiten und das Selbstvertrauen aufbauen, Termine zu verschieben – das ist nicht immer leicht, wenn man sein eigener Vorgesetzter ist.“

Woche Vier

Challenge: In der vierten Woche durfte Stephan seine E-Mails nur dreimal täglich für je 30 Minuten checken – einmal morgens, einmal mittags und einmal eine Stunde vor Feierabend. Ziel war es, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren. Dazu gehörte es, wichtige Dokumente des Tages zu digitalisieren und ordnungsgemäß zu speichern.

Ergebnis: Stephan sparte fast 45 Minuten ein.

„E-Mails scheinen ihren eigenen Willen zu haben und übernehmen leicht den Arbeitsalltag, deshalb fand ich diese Challenge sehr hilfreich. Mir ist es wichtig, dass Kunden mich leicht erreichen können. Ich habe mich zwar an die vorgegebenen Zeiten für das Bearbeiten von E-Mails gehalten, hatte aber gleichzeitig immer ein Auge auf meinen Posteingang, sodass ich sofort auf dringende Nachrichten reagieren konnte. Das hat mir dabei geholfen, mich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und Organisatorisches zu erledigen. Ich habe beispielsweise Archivierungsarbeiten erledigt, da ich mit meinem Scanner Dokumente schnell digitalisieren und archivieren konnte.“

Verwaltungsarbeiten können durch einige einfache Tipps viel leichter bewältigt werden. Bleiben Sie organisiert, konzentrieren Sie sich auf Ihre aktuelle Aufgabe und sorgen Sie dafür, dass Ihr Umfeld aufgeräumt bleibt. Denn wer gut organisiert ist, muss nicht viel Zeit mit umständlichen Suchen verbringen. So sind Sie produktiver und weniger schnell frustriert.