Aktenschrank vs. Cloud: Sind Sie digital besser geschützt als auf Papier?
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Aktenschrank vs. Cloud: Sind Sie digital besser geschützt als auf Papier?

In einem geschäftigen Büro werden täglich Daten, Dateien und Informationen ausgetauscht. Nicht selten handelt es sich dabei um interne Informationen, die vertraulich behandelt werden müssem. Dazu gehören zum Beispiel Informationen über Finanzen, Kunden oder Projektpläne. Wichtig ist, dass diese sicher verwahrt werden, doch welche Aufbewahrungsmethode ist die Bessere: traditioneller Aktenschrank oder digitale Cloud? Wir haben die Vor- und Nachteile beider Methoden einmal genauer unter die Lupe genommen.

So schützen Sie Ihre Daten online und offline am besten

Vor- und Nachteile eines Aktenschranks

Wer wichtige Papiere und Dokumente in einem Büroschrank aufbewahrt, muss sich weniger Sorgen um einen potentiellen Datendiebstahl von Außenstehenden machen. Einbrüche in ein Bürogebäude kommen weitaus seltener vor als digitale Angriffe. Zudem haben Diebe bei Einbrüchen in ein Gebäude weniger Zeit, gezielt Informationen zu stehlen. Die Gefahr entdeckt zu werden ist sehr hoch, daher können Sie davon ausgehen, dass Dokumente in einem abgeschlossenen Büroschrank allgemein sicherer sind als digital gespeicherte Daten.

Ein Aktenschrank nimmt jedoch viel Platz ein und wer wirklich alle Informationen auf Papier ausdruckt und abheftet, muss ein gut geplantes Ablagesystem haben. Papierberge wachsen schnell an und das nimmt nicht nur unnötig viel Platz ein, sondern verbraucht auch sehr viel Papier und Tinte, was sich schlecht auf die Umwelt und das Bankkonto auswirkt.

Zusätzlich kann es viel Zeit kosten, Papiere zu finden, nachdem sie bereits archiviert wurden. Das kann den Arbeitsalltag unterbrechen und die Produktivität verringern. Ein noch größeres Problem kann durch Wasserschäden oder Brände hervorgerufen werden, bei denen Sie unwiderruflich alle wichtigen Dokumente verlieren könnten.

Vor- und Nachteile der digitalen Speicherung

Externe Festplatten, Clouds und USB-Sticks – die meisten Büros begrüßen die zunehmende Digitalisierung. Sie können Unmengen an Informationen speichern, ohne dass diese auch nur den geringsten Platz einnehmen. Das Büro wirkt dann ordentlicher und moderner und außerdem muss man kein unnötiges Geld für Archivräume und exzessives Drucken ausgeben.

Wer ein Dokument sucht, verbringt nur wenige Sekunden mit der Suche und muss dabei nicht einmal aufstehen, um in den Archiven zu wühlen. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität. Zu guter Letzt ist die Verfügbarkeit der Daten von großem Vorteil: dank der Digitalisierung ist es möglich, überall flexibel auf die Daten zuzugreifen, solange man einen Internetzugang hat.

Digitale Daten können unter Umständen leichter gestohlen werden. Um das Risiko der Datenspionage zu verringern, ist es wichtig, die Datenschutzrichtlinien und das Incident Management des Cloud-Anbieters genau zu kennen und zu verstehen. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie sensible Daten außerdem verschlüsseln, bevor Sie diese in die Cloud hochladen.

Beide Speichermethoden haben sowohl ihre Vor- als auch Nachteile. Eine 100%ige Sicherheitsgarantie kann Ihnen niemand geben, doch sowohl Aktenschrank als auch Cloud bieten Ihren Dokumenten einen guten Schutz. Jedes Unternehmen muss selbst entscheiden, welche Methode am besten zur Firma passt.