Tipps für das perfekte Ablagesystem im Büro
Kaufberater

Tipps für das perfekte Ablagesystem im Büro

Eine Sache möchten wir bereits im Voraus betonen: Werfen Sie Dokumente, die in irgendeiner Form mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen, niemals endgültig weg. Dazu gehören alle Steuer-, Versicherungs-, Finanz- und Rechtsdokumente sowie auch medizinische Daten und Mitarbeiterinformationen. Das heißt jedoch nicht, dass Sie Ausdrucke von allen Dokumenten für alle Eventualitäten auf Ihrem Schreibtisch lagern sollten. Viele dieser Informationen können bereits zu Beginn des Jahres oder aber nach einigen Jahren digitalisiert werden. Wichtig ist jedoch, dass man hierbei nicht planlos vorgeht.

Kleine Unternehmen sollten gut darauf achten, dass sie ein ordentliches, detailliertes Ablagesystem führen, damit im Falle einer Steuerprüfung alle Dokumente und geforderten Informationen zur Verfügung stehen. Das Personaldienstleistungsunternehmen für Fach- und Führungskräfte Robert Half weiß: “Eine gute Ablage ist für einen reibungslosen Arbeitsablauf deshalb unabdingbar”. Sie kann dabei helfen, die Übersicht über die Finanzen Ihres Unternehmens zu bewahren und auch beim Bestimmen eines Nachfolgers oder beim Verkauf der Firma ist sie eine große Stütze. Ihr Steuerberater kann Ihnen bei diesen wichtigen Prozessen helfen, doch Sie selbst können mit den folgenden Tipps ebenfalls mehr Ordnung in Ihr Ablagesystem bringen.

Was sollte aufbewahrt werden?

Die Lohnsteuerhilfe Nürnberg empfiehlt: “Sammeln Sie während des Jahres alle anfallenden Unterlagen zentral in einem Ordner, den Sie dann zum Beratungsgespräch bei Ihrem Steuerberater mitbringen.” Zu den Unterlagen, die Sie auf jeden Fall aufbewahren müssen, gehören unter anderem:

  • Beschäftigungsnachweise, Umsatzsteuer- und Einkommensunterlagen. Einige Unterlagen haben eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, andere sollten sogar für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Deutsche Handwerkszeitung weist darauf hin, dass Aufzeichnungs- und Buchungsbelege sowie Einnahmen-Überschussrechnungen für ein Jahrzehnt aufbewahrt werden müssen. Für Lohnkonten und dazugehörige Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.
  • Rechtsurkunden. Sprechen Sie mit Juristen darüber, welche Rechtsdokumente in welcher Form aufbewahrt werden müssen. Fragen Sie nach den Aufbewahrungspflichten für Partnerschaftsverträge, Mitarbeiterdokumente, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Wettbewerbsverbote.
  • Informationen zu Anlagen. Bewahren Sie Informationen zu Abschreibungsbeträgen und Verlust- und Gewinnzahlen auf jeden Fall auf. Das gilt auch für Dokumente, die angeben wie, wann und für welchen Preis eine Anlage erworben oder verkauft wurde.
  • Informationen zu Bruttoeinnahmen. Bewahren Sie Dokumente mit Informationen über Summe und Zahlungsart auf.
  • Kaufbelege. Bewahren Sie sowohl Kaufverträge als auch Kassenbons auf. Dazu gehören auch stornierte Schecks, Kreditkartenrechnungen und mobile Rechnungen. Herstellerfirmen sollten außerdem auch die Kosten aller Rohstoffe und Teile notieren, die bei der Herstellung eines Produkts entstehen.
  • Informationen zu Ausgaben. Behalten Sie alle Dokumente, die Informationen zu den Ausgaben Ihrer Firma beinhalten. Dazu gehören Kontoauszüge, Kreditkartenrechnungen, Eingangsrechnungen, etc. Wer plant Geschäftsessen und – reisen von der Steuer abzusetzen, der muss für diese Ausgaben ebenfalls einen Beleg vorzeigen können.

In den meisten Fällen reichen elektronisch gespeicherte Daten aus, jedoch ist das nicht immer der Fall. Um keinen Fehler zu machen, sollte man immer vorher mit seinem Juristen oder Steuerberater sprechen. Das Bundesfinanzministerium rät: “Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.” Des Weiteren erklärt das Bundesfinanzministerium: “Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.”

Ordnung ist das halbe Leben

Damit Sie bei all den vielen Dokumenten, die aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, nicht den Überblick verlieren, ist es wichtig, dass man für nicht-digitalisierte Dokumente ein organisiertes Ablagesystem hat. Auch für elektronisch gespeicherte Daten sollten Sie ein angemessenes Cloud-Speichersystem nutzen. Ordnen Sie die Dateien nach dem entsprechenden Jahr, Monat oder dem Jahresquartal. Was genau organisiert werden muss, hängt auch von der Struktur Ihres Unternehmens ab. Setzen Sie sich also im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater in Verbindung.

Bewahren Sie Papierdokumente in einem feuerresistenten Aktenschrank auf und wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, dann speichern Sie sie auch elektronisch auf einer externen Festplatte ab. So können Sie Informationen von überall aufrufen. Ein gutes Ablagesystem ist wie ein Versicherungsvertrag – es kann Ihnen im Notfall aus der Klemme helfen. Wenn das Finanzamt zum Beispiel von Ihnen verlangt, einige Dokumente vorzulegen, die schon fast ein Jahrzehnt alt sind, dann ist es mit einem guten Ablagesystem gar kein Problem, die entsprechenden Informationen zu lokalisieren.

Doch nicht nur im Notfall sind Sie so auf der sicheren Seite. Sie werden täglich von Ihrer gut organisierten Firma profitieren und behalten immer einen finanziellen Überblick über Ihr Unternehmen. Das hilft beim Suchen von neuen Investoren oder aber wenn Sie einen Kredit aufnehmen wollen. Der Vorteil eines guten Ablagesystems ist nicht nur ein organisiertes Büro, sondern es kann auch die Geschäfte ankurbeln.

Haftungsausschluss: Die oben genannten Informationen dienen nur zur Orientierung und sind kein Ersatz für eine persönliche Steuerberatung. Das Steuerrecht ist vielschichtig, deshalb setzen Sie sich bei Fragen bitte mit Ihrem Steuerberater in Verbindung.