Für ein organisiertes Büro: Mit Produkten & Apps Chaos vermeiden
Kaufberater

Für ein organisiertes Büro: Mit Produkten & Apps Chaos vermeiden

Irgendwo muss der Name des Kunden doch notiert worden sein und die wichtige Rechnung hatten wir doch auf diesen Stapel gelegt. Wir alle sehnen uns nach einem organisierten Büro, in dem alles seine Ordnung hat. Immer wieder verschwenden wir Zeit damit, verlegte Papiere und Notizen zu suchen, da sich das Chaos am Arbeitsplatz einfach nicht bewältigen lässt. Das muss zum Glück nicht so sein. Wir haben einige hilfreiche Tipps für Sie zusammengestellt.

So vermeiden Sie Unordnung im Büro

Maschinen und Geräte

Wer ein Smartphone mit einer Verbindung zur Cloud hat, der kann die wichtigsten Dokumente digitalisieren und von überall auf sie zugreifen. Egal ob man gerade in einem Meeting ist oder aber im Zug sitzt – alles, was man benötigt, ist zu jedem Zeitpunkt leicht aufrufbar.

Um Papiere zu digitalisieren, benötigt man nur einen Scanner. Elektronische Dokumente sind nicht nur leicht wiederzufinden, sie sind außerdem auch hervorragend geeignet, um wichtige Informationen zu speichern. Sollte ein Papier verloren gehen, dann hat man immer noch eine digitale Kopie.

Hinzu kommt, dass man nicht alle Papiere als Original aufbewahren muss und eine digitale Version oft ausreicht. Sie können also viel Platz sparen, indem Sie manche Papiere einscannen und anschließend im Schredder vernichten. Bei Bedarf kann man diese dann mit einem Drucker auch wieder ausdrucken.

Büroorganisationsprodukte

Ein wenig Organisation im Büro kann Ihnen dabei helfen, Chaos zu vermeiden. Nutzen Sie zum Beispiel Aktenschränke und Hängeregister, um Dokumente aufzubewahren. So verknickt nichts und Sie finden alles schnell wieder.

Legen Sie Hefter und Ordner an, die farblich markiert sind. Dies schafft Übersicht und erlaubt es Ihnen Dokumente schneller zu finden. Man kann entweder bunte Hefter kaufen oder aber sie mit einem Marker farblich kennzeichnen. Es ist zum Beispiel eine gute Idee für jeden Klienten oder jedes Projekt einen eigenen Ordner anzulegen.

Archivboxen sind hilfreich, um Papiere, die Sie nicht regelmäßig benötigen aber dennoch aufbewahren müssen, zu verstauen. Diese können dann im Archivraum untergebracht werden, so dass sie am Arbeitsplatz nicht im Wege sind.

Am Schreibtisch können Schubladenboxen und Briefkörbe für Ordnung sorgen. So kann man seine Papiere grob sortieren, bis man Zeit hat, sie richtig zu organisieren. Das sieht deutlich ordentlicher aus als hohe Papiertürme.

Ein Whiteboard eignet sich, um Ideen und Gedanken zu organisieren. Da dieses an der Wand befestigt werden kann, nimmt es nicht unnötig Platz ein. So sieht man auf einen Blick, was erledigt werden muss und erspart sich das Durchsuchen von Notizzetteln. Und wenn man einen abwischbaren Boardmarker verwendet, lässt sich alles im Handumdrehen auch wieder abwischen.

Apps

Man kann sich nicht alles merken, doch mittlerweile kann man mithilfe einiger Apps alle Passwörter sicher speichern, so dass man immer Zugriff auf sie hat. Ebenfalls sehr hilfreich sind Apps, die es Ihnen erlauben ein Foto von einer Visitenkarte zu machen, um diese Informationen direkt in Ihren Kontakten zu speichern. Auch Kollaborations-Apps wie Google Drive und Evernote sind im Büro von Nutzen. So können Sie und Ihre Kollegen Dokumente von zu Hause aus oder im Zug aufrufen und bearbeiten.

Mittlerweile gibt es zahlreiche Geräte, Produkte und Apps, die einem dabei helfen können, mehr Ordnung in den Büroalltag zu bringen. Es lohnt sich diese zu nutzen, denn in einem aufgeräumten, organisierten Büro ist man produktiver und fühlt sich wohler.