6 Dinge, mit denen Sie den Arbeitsalltag organisieren
Ratgeber

6 Dinge, mit denen Sie den Arbeitsalltag organisieren

Wir alle würden Stress lieber vermeiden, doch nach einigen Stunden im Büro holt er viele von uns dennoch oft ein. Abgabefristen wollen eingehalten, E-Mails beantwortet und Probleme gelöst werden. Ist es überhaupt möglich, stressfreie Arbeitstage zu haben? Die Antwort ist: ja. Wer seine Woche gut plant, sollte kein Problem mit der Organisation des Arbeitsalltags haben.

Doch wie geht man am besten an die Planung heran?

Sechs Tipps, mit denen Sie im Büro den Überblick behalten

To-Do-Listen erstellen

Vor allem Angestellte, die von zu Hause aus arbeiten, sollten sich an feste Arbeitszeiten halten und konsequent an Projekten arbeiten. Am besten geht das mit einer To-Do-Liste, die alle Termine und Aufgaben für den bevorstehenden Tag enthält. Mit der richtigen Office-Software können Sie professionelle Ergebnisse erzielen, im Voraus planen und haben eine gute Übersicht über alle anstehenden Projekte. Wenn Sie etwas kreativer werden möchten, können Sie ein größeres Stück Pappe laminieren und einen abwischbaren Stift zum täglich neuen Beschriften benutzen. Auch im Büro selbst ist es wichtig, sich an die Arbeitszeiten zu halten – regelmäßige Überstunden führen etwa zur Demotivation und erhöhen den Stressfaktor.

Realistisch bleiben

Wie wir wissen wurde Rom nicht an einem Tag erbaut, warum sollten Sie also 15 Stunden Arbeitszeit in einen Tag quetschen? Je mehr Sie sich auflasten, desto unrealistischer wird es, dass Sie Ihre Aufgaben tatsächlich zu Ende bringen. Selbst E-Mails versenden oder kurz mit Kollegen zu reden kostet wertvolle Zeit, die eingeplant werden sollte. Setzen Sie sich also realistische Ziele für den Tag, anstatt sich selbst schon am Morgen zu überladen.

A-L-P-E-N-Methode

Schnappen Sie sich Ihren Terminkalender und wenden Sie die A-L-P-E-N-Methode an, um Ihren Arbeitsalltag zu planen. Dazu gehört bereits die tägliche Liste, auf der die Arbeitsaufgaben (A) für den Tag notiert werden. Ebenfalls festgehalten werden die Länge (L) der verschiedenen Aufgaben sowie die Pufferzeiten (P), die für unerwartete Situationen mit eingeplant werden sollten. Treffen Sie zielstrebig Entscheidungen (E) und am Ende des Arbeitstages findet die Nachkontrolle (N) statt, bei welcher Sie genau erkennen können, was an diesem Tag alles erreicht wurde.

Ablage und Speichern

Sollten Sie regelmäßig auf Ihre Ordner und Dokumente zurückgreifen müssen, kann es leicht zu Problemen bei der Übersichtlichkeit kommen, sobald sich Stapel auf dem Schreibtisch anhäufen. Nachdem Sie die Dokumente also bearbeitet haben, sollten Sie direkt abgeheftet werden oder an geschäftigeren Tagen direkt vor Feierabend in die richtigen Ordner einsortiert werden. Wichtige Papiere, die Sie regelmäßig verwenden, sollten Sie mit einem Laminator schützen, damit sie vor Nässe und Schmutz geschützt sind.

Eine persönliche Note am Arbeitsplatz

Wer sich wohlfühlt, ist auch weniger gestresst. Bauen Sie sich deshalb eine kleine Wohlfühloase am Arbeitsplatz auf. Das heißt nicht, dass Sie Ihren ganzen Schreibtisch mit persönlichen Gegenständen füllen sollten, doch ein Foto von der Familie, ein Tischkalender mit Ihren Lieblingstieren oder eine grüne Pflanze lockern die Atmosphäre auf. So kann man auch in stressigen Situationen leichter die Ruhe bewahren.

Pausen

Nach mehreren Stunden Arbeit fühlt man sich oft müde und unmotiviert. Um Körper und Geist wiederzubeleben, sollte man sich ruhig regelmäßige Pausen gönnen. Stellen Sie die Kaffeemaschine an, strecken Sie sich, um Verspannungen aufzulösen oder unternehmen Sie einen kleinen Spaziergang, um frische Luft zu schnappen. Nach einer Pause kann man oftmals wieder deutlich konzentrierter an die Arbeit gehen.

Ein gesünderer Lebensstil, mehr Sport und weniger Stress auf der Arbeit sind beliebte Vorsätze für das neue Jahr. Wer den Stress im Arbeitsalltag gerne verringern möchte, der sollte seine Tage gut planen und eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit finden.