Heimarbeit - so funktioniert’s
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Heimarbeit - so funktioniert’s

12% aller Beschäftigten in Deutschland arbeiten momentan durchgehend oder gelegentlich von zu Hause aus. Das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung erwartet in den nächsten Jahren eine Zunahme bis auf 30%. Auch in anderen Ländern zeichnet sich dieser Trend ab: In Großbritannien sollen bis zum Ende des Jahres mehr als 50% britischer Unternehmen die Heimarbeit erlauben. Von zu Hause aus zu arbeiten ist also längst keine Ausnahmeerscheinung mehr.

Eine von Citrix in Auftrag gegebene Studie von The Work Foundation an der Universität von Lancaster geht zudem davon aus, dass 2020 bereits 70% aller britischen Organisationen diesem Trend folgen werden (Umfrage vom Februar 2016). Traditionelle Bürojobs mit geregelten Arbeitszeiten könnten folglich bald der Vergangenheit angehören.

Doch was bedeutet diese Entwicklung für kleinere Unternehmen?

Wie können sie die Heimarbeit in den Arbeitsalltag integrieren und mit welchen Hilfsmitteln kann die Produktivität gesteigert werden?

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Herausforderungen und Lösungsansätze

Professor Geraint Johnes, Forschungsleiter der Work Foundation, sagt: „Eine der größten Herausforderungen für Kleinunternehmen ist das Aufgabenmanagement von mobilen Mitarbeitern. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit müssen bereits im Voraus Pläne gemacht werden und Softwareprogramme (beispielsweise Skype) installiert werden, damit Meetings weiterhin stattfinden können.

„Eine solche Routineänderung kann im ersten Moment einschüchternd wirken, doch ist sie auch eine Chance, um neue Wege der Zusammenarbeit zu schaffen – sowohl firmenintern als auch extern. Während die Flexibilität ein Vorteil ist, sollten Unternehmen auch über Nachteile informiert sein und diese dementsprechend kompensieren”.

Paul Dunne ist der Manager von Plantronics UK und Irland, einem Elektronikkonzern, der Audio- und Kommunikationsgeräte für Unternehmen und Privatpersonen herstellt. Er stimmt Professor Johnes zu: „Mobile Arbeit kann Kleinunternehmern dabei helfen, Kosten zu sparen, da weniger Büroräume angemietet werden. Immobilien sind ein großer Kostenfaktor und wenn dieser mit Heizkosten, Telefonanschlüssen, dem Aufbau einer IT-Infrastruktur und der Instandhaltung der Räume kombiniert wird, können Budgets schnell ausgelastet werden”.

Das eigene Büro wählen

„Dank der flexiblen Arbeit brauchen einige Unternehmen gar keinen oder zumindest deutlich weniger Büroraum”, so Dunne. „Aus Arbeitnehmerperspektive wird Zeit und Geld gespart, da sie nicht länger zur Arbeit pendeln müssen. Sie können sich ihren Arbeitsbereich eigenständig aussuchen, was die Arbeitsmoral verbessert und die Produktivität erhöht”.

In Sachen Teambildung warnt Professor Johnes jedoch vor Schwierigkeiten: „Unterhaltungen am Wasserspender werden zur Seltenheit, daher sollten für Mitarbeiter Möglichkeiten geschaffen werden, die den virtuellen Austausch ohne Arbeitsdruck ermöglichen“.

Gary Turner, Mitgründer und Geschäftsführer von Xero, einem Hersteller für cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen, sagt: „Moderne Arbeitskräfte interessieren sich nicht mehr so sehr für einen festgelegten Sitzplatz im Büro. Wenn alle Ihre Mitarbeiter also an einem Strang ziehen, kann mobile Arbeit ein Unternehmen positiv verändern.”

„Heimarbeit erlaubt es Menschen, ihre Arbeit individuell in ihren Lebensstil zu integrieren. So kann in kurzer Zeit viel erledigt werden – aber Sie sollten Ihre Programme intelligent einsetzen und Ablenkungen vermeiden, vor allem in Bezug auf das familiäre Umfeld.”

Als Programm-Tipps ergänzt er: „Handy-Apps können Ihr Unternehmen unterstützen, ganz egal, wo Sie sich gerade befinden. Google Hangouts bietet zum Beispiel die Möglichkeit, 1:1-Videokonferenzen zu führen oder mit bis zu 25 Personen gleichzeitig zu chatten. Chat-Gruppen sind zudem eine gute Möglichkeit, schnelle Antworten auf Fragen zu erhalten.”

„Auch unterstützende Applikationen für das Projektmanagement wie Basecamp und eine gute Verwaltung des Posteingangs unterstützen einen reibungslosen Arbeitsablauf. Cloud-Software wie Google Drive ermöglicht außerdem eine verbesserte Teamarbeit, da mehrere Personen gleichzeitig Dokumente bearbeiten und so wertvolle Zeit gespart wird.”

Ein Home Office lässt sich leicht ohne Chaos einrichten. Externe Festplatten und USB-Sticks helfen bei der Datensicherung, zudem machen Bildschirmfilter das Arbeiten von zu Hause aus sicherer.

„Arbeit ist, was man macht, und nicht, wo man hingeht“, sagt Rami Houbby, Geschäftsleiter des Internet-Telefonserviceanbieters NFON UK. „Es gibt zahlreiche Produktivitäts-Programme, die Angestellten dabei helfen können, das meiste aus Ihrer Heimarbeit zu holen. Cloud-Telefondienste vermitteln zum Beispiel das Gefühl, man säße mit Kollegen im Büro. Weitere Features wie das Desktop-Sharing und Instant-Messenger ermöglichen eine effektive und reibungslose Kommunikation.”

Abschließend ergänzt Houbby: „Obwohl Videokonferenzen aufgrund der niedrigen Kosten in aller Munde sind, ist die größte Hürde der Anpassung noch immer die Wahrnehmung: Viele Mitarbeiter fühlen sich unwohl, wenn Kollegen sie auf dem Bildschirm in ihrer Alltagskleidung sehen.”